Czy zastanawiałeś się kiedyś jak wiele czasu tracisz każdego dnia w pracy na poszukiwanie rzeczy, które teoretycznie powinny być pod ręką? Niedawno pisałem o odpowiednim zarządzaniu czasem, dzisiaj kolejny odcinek na temat optymalizacji pracy, która choć niedoceniana, jest nie mniej ważna niż znajomość Kodeksu cywilnego. Odpowiednio zorganizowane biurko może zaoszczędzić dużo więcej czasu niż się spodziewasz. Wystarczy tylko zainwestować kilka minut w lekturę tego tekstu, a potem wprowadzenie go w życie.

Niestety, zanim przejdę do głównego tematu, muszę się do czegoś przyznać. Nie znam jedynej, idealnej recepty na zorganizowanie i uporządkowanie rzeczy potrzebnych w miejscu pracy… nie wiem czy ktokolwiek ją zna, ale szczerze wątpię. Każdy z nas jest inny, każdy z nas ma inne przyzwyczajenia i potrzeby i chociaż przeważnie narzędzia pracy przeciętnego prawnika różnią się ewentualnie modelem komputera i kolorem okładek kodeksów, to jednak nie da się opracować uniwersalnego, dobrego w każdej sytuacji rozwiązania. Po co zatem ten tekst skoro nie podam w nim gotowej recepty? Cóż, postaram się wskazać w jaki sposób opracować swoje optymalne miejsce pracy, takie małe prywatne „feng shui”;)

Zaczynamy!

Zanim jednym ruchem ręki zgarniesz całą zawartość biurka na podłogę, wstrzymaj się chwile… budowa optymalnego stanowiska pracy musi być starannie przemyślana. Zastanów się najpierw przez moment jak pracujesz teraz, co Cie irytuje i zajmuje codziennie dużo czasu, może nigdy nie możesz znaleźć długopisu, albo nigdy nie wiesz gdzie jest ta mała żółta karteczka z zapisywanym przed chwilą numerem telefonu do komornika? Poświęć kilka dni na obserwacje tych rzeczy, które zajmują przez które niepotrzebnie tracisz czas.

Ważne jest, aby nie wprowadzać od razu rewolucji, ponieważ to jak pracujesz wynika w dużej mierze z Twoich przyzwyczajeń, nagła zmiana o 180 stopni, może spowodować skutki zupełnie odwrotne od zamierzonych. Wszelkie zmiany trzeba wprowadzać małymi krokami, tak aby stopniowo się do nich przyzwyczajać.

Czego tak naprawdę potrzebujesz?

Zastanów się czego tak naprawdę na biurku potrzebujesz, a co jest zupełnie zbędne. Oczywiście podstawowym narzędzie pracy jest komputer i chociaż zajmuje sporo miejsca nie sposób go usunąć. (Tak na marginesie to warto zadbać o dobrą klawiaturę – obolałe nadgarstki to nic przyjemnego), bez telefonu też się ciężko obyć, jednak drukarka może stać spokojnie w innym miejscu, zamiast bezpośrednio przed Tobą. Warto zrobić listę wszystkich rzeczy, których potrzebujesz i wyeliminować te całkowicie zbędne, a także te które wcale nie muszą być przez cały czas pod ręką. Ważne jest, aby na biurku trzymać tylko te dokumenty, które są nam w tej chwili niezbędne do pracy.

Wbrew pozorom usunięcie z biurka niepotrzebnych rzeczy jest bardzo ważne, gdyż ułatwia utrzymanie na nim porządku przez cały czas. Pamiętaj: bałagan jest wrogiem optymalnego miejsca pracy. Powoduje, że za każdym razem trzeba czegoś szukać, przewalać stertę papierów, co skutkuje oderwaniem od pracy i stratą cennego czasu.

Wiosenne porządki

Teraz kiedy już wiemy, co jest nam potrzebne (zrobiłeś listę, prawda?) możemy przystąpić do działania. Komputer jako podstawowe narzędzie pracy ustawimy w centralnym punkcie, telefon, kalendarz i dokumenty nad którymi obecnie pracujemy powinny być również w zasięgu ręki. Oprócz tego powinieneś pilnować, żeby zawsze pod ręką mieć dostęp do kosza na śmieci – znacznie łatwiej jest utrzymać czyste biurko wtedy, gdy śmieci wyrzucamy zanim zdążą stworzyć pokaźny stos.

Następnie pomyśl nad miejscem dla rzeczy, które warto mieć koło siebie, ale z których nie korzystasz przez cały czas – mogą to być np. książkowe wersje kodeksów.

Generalnie głównym celem jest trzymanie rzeczy, których używasz przez większość czasu, koło siebie natomiast tych po które sięgasz rzadziej, w dalszej odległości. Wiem, to brzmi banalnie i prosto, ale zastanów się czy tak robisz… Cały szkopuł tkwi w odpowiednim „rozpoznaniu” do, której kategorii dany przedmiot należy. W każdym razie po raz kolejny nie ma tutaj jednego dobrego rozwiązania – potrzeby w tym zakresie u każdego są trochę inne.

Wszystko na swoim miejscu

Ufff… uprzątnęliśmy już nieco biurko, czas poukładać to co na nim pozostało. Ważne jest żeby wszystko co znajduje się na biurko miało swoje z góry przypisane miejsce np. akta po lewej stronie biurka, długopisy po prawej w kubeczku itd. Należy trzymać się tych z góry wyznaczonych stref ponieważ oprócz utrzymania porządku, zaowocuje to tym, że szybko nabędziemy nawyk sięgania po daną rzecz w odpowiednie miejsce praktycznie bez odrywania się od czynności, którą właśnie wykonujemy.

Należy, też wyrobić w sobie nawyk odkładania przedmiotów z których korzystaliśmy, a których już nie potrzebujemy na swoje miejsce. Segregator z aktami z których już w danym momencie nie korzystamy, a który ciągle zalega na biurku naprawdę zajmuje sporo miejsca i wprowadza zbędne zamieszanie.

Warto również rozejrzeć się za różnymi „gadżetami”, ułatwiającym segregowanie rzeczy np. specjalne szufladki na papier, pamiętać jednak należy, że akcesoria te trzeba dostosować do trybu swojej pracy i trzeba uważać, żeby z nimi nie przesadzić, bo niewłaściwie wykorzystywane zamiast pomóc utrzymywać porządek na biurku przyczynią się do jeszcze większego bałaganu.

Utrzymywanie porządku

Niestety, nie jest tak, że raz zrobiony porządek pozostaje na zawsze (a szkoda!). Trzeba stale dbać o utrzymanie swojego stanowiska pracy. Najlepiej jest robić porządki przed rozpoczęciem albo zakończeniem pracy. Jeśli o mnie chodzi lepszym momentem jest koniec dnia z uwagi na to, że wtedy jesteśmy bardziej zmotywowani, aby zrobić to szybciej, poza tym miło przyjść rano do pracy i zastać tam uporządkowane biurko – nie ma nic gorszego niż rozpoczynać pracę w otoczeniu góry śmieci. Staraj się też na bieżąco pracować nad poprawą ułożenia wszelkich przedmiotów – aby stworzyć optymalne stanowisko pracy trzeba sporo eksperymentować.

Wirtualne miejsce pracy

Oprócz tradycyjnego biurka, warto również zadbać o porządek na tym wirtualnym. Pulpit Windowsa zawalony plikami Worda niedość, że zwalnia prędkość pracy komputera, ma tą cechę, że ciężko na nim cokolwiek znaleźć. Warto swoje pliki grupować w foldery. Jeżeli prowadzisz obsługę kilku klientów, dobrze w folderze „Moje Dokumenty” lub innym, dla każdego z nich utworzyć oddzielny, a dodatkowo w nich kolejny dla każdej sprawy. Pozwoli to na szybko dotarcie do odpowiedniego dokumentu nawet po długim czasie, a także znacznie ułatwić życie, gdy któryś ze współpracowników będzie potrzebował odnaleźć coś na Twoim komputerze np. podczas Twojej nieobecności w pracy.

Oczywiście są to tak naprawdę tylko moje luźne przemyślenia, oparte na doświadczeniach w pracy w kancelarii i nie należy porad tych traktować jako uniwersalne i odpowiednie do każdej sytuacji, każdy ma swoje przyzwyczajenia i nawyki, warto jednak przyjrzeć im się nieco bliżej i spróbować co nieco poprawić. Zaowocuje to na pewno większą wydajnością w pracy, a także oszczędzi sporo niepotrzebnej irytacji.
Jestem ciekawy, czy macie jakieś swoje sposoby i „triki” na utrzymanie porządku na biurku.